顧問先が生成AIで作成した資料を、事務所がどう受け取るか。月次の集計表、社内規程のたたき台、契約書の修正案 — 対象がどれであっても、受け取る側の確認の組み立ては共通しています。
事務所側から見ると、これは今までと少し性質の違う資料になります。従来の手作りの資料は、見た目から作成の過程が読み取れました。AIで作られた資料は体裁が整っている分、どこまで確認済みかが資料の見た目から分からなくなります。これは顧問先の問題ではなく、AIで作られた資料に共通する性質です。
本稿では、顧問先がAIで作った資料を受け取ったときに、事務所で何を確認し、顧問先とどう役割分担すると双方の手間が減るのかを、業務の流れに沿ってご紹介します。
なお本稿は一般的な業務設計の整理であり、個別の契約内容や業法上の判断ではありません。実際の運用は所属士業会の指針や顧問契約の内容とあわせてご確認ください。
受け取る資料の性質が変わってきている
これまでも顧問先が作った試算表や下書きを見る場面はありました。違いは、作った方の理解度が資料から読み取りにくくなったことです。
手作業で作られた資料には、作った方の理解が反映されます。計算の仕方に癖があったり、分からない部分が空欄になっていたりして、どこでつまずいているかが見えます。そこを補うのが事務所の仕事でした。
AIで作られた資料は、空欄がありません。埋まっている数字や条文が正しいかどうかは、見た目からは判断できないため、事務所側の確認は従来と同じ深さが必要になります。確認の手間は資料の出来ではなく、この性質から来るものです。
最初に確認しておきたいこと
受け取った時点で、次の3つを確認しておくと、後の工程が進めやすくなります。
何をどこまでAIに任せたのか
資料全体をAIが作ったのか、数字は顧問先が入れて文章だけAIなのかで、確認すべき箇所が変わります。「どのあたりをAIに手伝ってもらいましたか」と一度聞いておくと、確認の範囲を絞れます。
元になった資料は何か
AIに渡した元データが何かによって、確認の進め方が変わります。会計ソフトから出力した数字が元なら、突き合わせる先がはっきりします。元データが手元にない場合は、数字の確認からご一緒することになります。
どこまで確認済みか
顧問先の側で既に確認した箇所を教えていただければ、二重の確認を避けられます。確認前の資料であれば、その前提で進め方を組み立てます。
事務所の側で必ず見る箇所
顧問先がどこまで確認していても、事務所として通しておきたい箇所があります。
- 数字の出どころ — 合計が合っていても、元の数字が実際の帳簿と一致しているかは別の話です
- 条文・通達の実在 — 引用されている条文番号や通達が実在するか、現行のものかを確認します
- 適用年度 — 制度は改正されます。前年度の税率や上限額が入っていることがあります
- 顧問先固有の事情 — 一般的には正しくても、その顧問先の状況では当てはまらない、という箇所です
このうち条文の実在確認は、AI由来の資料では特に落としにくい工程です。存在しない条文番号や、廃止された通達が、もっともらしい形で入っていることがあります。
どこから先を業務として扱うか
ここが実務上いちばん判断の分かれるところです。
確認にかかる手間は、資料の作り方ではなく、元データとの突き合わせがどれだけ必要かで決まります。AIで作られた資料は体裁が整っているため、確認が短時間で済むように見えますが、実際の確認範囲は従来の資料と変わりません。この認識を顧問先と揃えておくことが出発点になります。
顧問契約の範囲内で見るのか、別途の業務としてお引き受けするのかを、受け取った時点で顧問先と確認しておくと、認識の行き違いを避けられます。決め方はいくつかあります。
- 元データとの突き合わせが必要な場合は、通常の資料作成と同じ扱いにする
- 顧問先が確認済みの箇所を明示してもらい、事務所側で見る必要がある量で判断する
- 月次の顧問業務に含める範囲を、契約更新のタイミングで顧問先と話しておく
事務所によっては、AI利用の有無にかかわらず「顧問先が作った資料の確認」として従来どおり扱う、という整理をしているところもあります。どちらが正しいというより、事前に決まっているかどうかが効いてきます。
顧問先に伝えておくと楽になること
受け取ってから毎回説明するより、あらかじめ伝えておくほうが双方の手間が減ります。
- AIで作った資料でも受け取れること（断る話ではないと伝わるようにします）
- 受け取ったときに確認する範囲と、それにかかる時間の目安
- 元データを一緒に送ってもらえると早く進むこと
- 契約書や規程など、そのまま使うと影響が出る種類の資料は、必ず事務所側で見ること
顧問先がAIで資料を用意してくださるのは、「下ごしらえをして手間を減らそう」という協力の意図です。この意図を活かす形で運用を整えると、事務所の確認も顧問先の準備も、どちらも無駄になりません。
事務所内で決めておきたいこと
担当者によって対応が変わると、顧問先から見て一貫性がなくなります。次の点は所内で揃えておくと動きやすくなります。
- 受け取った資料の確認範囲（誰が見ても同じ範囲になるようにする）
- 業務として切り分ける判断基準
- 確認した内容の記録の残し方（後から照会を受けたときに示せる形にしておきます）
記録については、確認した日付と、確認した箇所、元データと突き合わせた結果が残っていれば足ります。顧問先から「あのとき見てもらった資料」と言われたときに、何をどこまで見たかを示せる状態にしておくと、認識の食い違いを避けられます。
参考
- 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」: https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/230602_AI_utilize_alert/
- e-Gov法令検索（条文の実在・現行性の確認に使えます）: https://laws.e-gov.go.jp/